【新米係長奮闘記 # 3】月末、週末から既に始まっていますの巻

このメルマガは、新米係長さん、サラリーマンの皆さんを応援しています。
□■----------------------------------------------------------------□■
【負けるな新米係長！～新米係長奮闘記～　# 3 】　2008.1.11
　　　　　月末、週末から既に始まっていますの巻　　　　　　　　　　
□■----------------------------------------------------------------□■

こんにちわ”新米係長”のＭＡＫＯです。

今週も無事終わりましたか？
今日は鏡開きでした。
１月ももう１１日が過ぎましたね。

１月は行く、２月は逃げる、３月は去ると言って
年が明けると３月までは、あっという間に過ぎてしまいます。
ノンビリと構えていると取り残されてしまいますぞ！（笑）

今のうちに３月までの計画をキッチリ立てておきましょう！
そうする事で、周囲のペースにハマルことなく
自分のペースでキッチリと仕事が進んでいくと思いますよ。

前回のメルマガで
今年一年の計画を立てようと言うお話をしましたがどうでしたか？

今日は、月、週単位の業務計画を立てるちょっとしたコツをお話します。

 

■月末、週末から既に始まっています。

入社したころは、月初ミーティングとか言って月の初めの午前中に行われる
ミーティングの結果を受けて、今月はこうしようとか、あぁしようとか
計画を立てていました。

これってよくよく考えてみると、
戦場に行ってから作戦を立てているようなものですよね。

もう既に当該月が始まっている訳ですから、それから業務計画を立てていると
スタートダッシュで大きく遅れをとることになってしまいますよね。

じゃぁどうするか。
そう、お察しの通り月末に翌月の計画を立ててしまうのです。

月末にその月の業務の進捗具合や懸案事項などを整理し、
翌月の計画に反映すると言う訳です。

具体的には、月末最終日の午後にでも係のミーティングを開催し、
各人の業務進捗状況や懸案事項をお互いに認識しあうことで
係として翌月に何に重点をおいて取り組むべきか、
どちらの方向に向けて進むべきなのかなど整理するのです。

こうすることで、係全員の意思統一が図ることが出来、
翌月の朝一からスタートダッシュをかけられるのは勿論の事
担当者の仕事上の悩みや問題点も把握、解消出来ると言う訳です。

この方法は、週単位に落とし込んでも同様です。
週末の午後にミーティングを開催し、進捗状況や懸案事項を整理し
翌週に備えると言うことです。

私は、係長になってからもこの方法をずっと行ってきました。
おかげで、係員全員がお互いの業務進捗状況や懸案、
問題点を認識できるようになり、お互い弱点を補い合うということが
従来にも増して強くなりました。
そして何よりも、業務の成果が伸びて来たのは間違いありませんでした。

ミーティングは、あくまでも短時間で切り上げる事が重要です。
係員の人数にもよりますが、長くても一時間というところでしょうか。
理想は、３０分で切り上げるのが言いと思います。

月初めや週初めになって、今月、今週はどうしようと仕事の方向性について
打ち合わせているようでは遅すぎます。

もし、あなたの職場でそのようにしているのなら
ミーティングや会議のあり方について議論するのも良いかもしれませんね。

ミーティングや会議は、仕事を円滑に進めるために議論する場であって、
仕事を止めるためにするものではないのですから。。。

頑張りましょう！

 

■今回の教訓

月初め、週初めからスタートダッシュするためには
月末、週末に全員の意思統一を図るべし！

■編集後記

係のミーティングで、各自から業務の状況を報告してもらうと
皆さんがそれぞれ話す機会がもてるので良いですよ。

会議に出て一言も話すことなく終わってしまうほど
つまらない事ってないですもんね。

自分の意見を言わないと結局はやらされ仕事になっちゃいます。
結果は自ずと見えてきます。

ではまた、来週まで。。。

追伸
　【負けるな新米係長！～新米係長奮闘記～】のブログ開始しました。
　メルマガのバックナンバーは、こちらのブログでご覧になれます。
　今後は、人材育成やマネジメントなどの情報も発信していきたいと
　考えています。
　ブログはこちらから　⇒　http://shinmaikakarityo.blog.shinobi.jp/　

-----------------------------------------------------------------------
【負けるな新米係長！～新米係長奮闘記～】
■発行者　　ＭＡＫＯ
■発行周期　毎週金曜日
■ご意見・ご感想は、[e-mail]　までお願いします。
　　尚、送信の際には＠を@に変更して下さい。
■配信の登録・変更，解除： http://www.mag2.com/m/0000254612.html
■発行システム　『まぐまぐ！』 http://www.mag2.com/
-----------------------------------------------------------------------
(裏）松下電器が、社名と製品名を「パナソニック」に変更するそうな。
 　　「ナショナル」というブランドが消えてしまうようです。寂しいですね。

 

【新米係長奮闘記 # 2 】一年の計は仕事始めにありの巻

このメルマガは、新米係長さん、サラリーマンの皆さんを応援しています。
□■----------------------------------------------------------------□■
【負けるな新米係長！～新米係長奮闘記～　# 2 】　2008.1.4
　　　　　一年の計は仕事始めにありの巻　　　　　　　　　　　　　　
□■----------------------------------------------------------------□■

あけましておめでとうございます。
”新米係長”のＭＡＫＯです。

お正月は、如何でしたか？
ゆっくりできましたか？

今年の年末年始は、
今日４日が休みだと９連休と結構長いお休みになりますよね。
そんな方も結構、いらっしゃるのではないでしょうか。

「でも」って否定するのは何なんですが。。。
年末年始のお休みって、
あっと言う間に過ぎてしまう様な気がしてなりませんか。

年末は大掃除に大忙しで、そして年が明けると年始の挨拶まわりや初詣と
何かと行事ごとが多く、飲んで食べて、気がつくと３日の夜。

毎年の事ながら、明日からまた仕事と憂鬱な気分になってしまうのは
私だけでしょうか（笑）

一年の疲れを癒し、今年一年頑張ろうと思いも新たにするための
お休みであって欲しいと毎年願うのですが、
何だか疲れを更に積み増しているお休みであるような気がします。

特に最近は。。。（笑）

さて、今日は仕事始めでしたね。
皆さんは、今日の仕事始めをどのように過ごしましたか？

お正月のリズムを取り戻せないまま勤務に就いた人、
気合十分で勤務に就いた人、
今日は有給を取っていた人と様々だと思います。

この仕事始めの日に、
今年一年の計画を立てるのも良いのではないでしょうか。。。

 

■一年の計は仕事始めにあり

”一年の計は元旦にあり”って言いますよね。

皆さんもご存知のように、
「一年の計画・準備は元旦に立てましょう」っていう意味ですね。

この言葉の通り、元旦に今年一年の目標を立てた方もいらっしゃると
思いますが、今年一年の業務計画も同様に立ててみませんか？

会社によっては、会計年度が１月からだったり、４月からだったりと
必ずしも仕事始めの今日が業務上の一年の始まりではないかもしれませんが、
一年の始まり、区切りとして、仕事始めのこの日に計画を立てるのも
良いのではないでしょうか。

真新しい手帳のスケジュール欄に計画を書き込んでいきましょう。

１．年間の大まかな業務計画
２．部下の人材育成計画
３．自分のスキルアップ計画　等々

今年一年間に取り組むべき事項をスケジュールに整理しましょう。

ここで重要なのは、スケジュールに落とし込む事ではなく
”何をすべきか”じっくり考え、業務の方向性を掴む事にあります。

例えば、業務計画であれば、

　３月上旬に年度事業所計画策定
　３月下旬事業所計画開示　　　　等

イベントを押さえる程度で良いと思います。
イベントを押さえる事で具体的に何をすべきか見えてきます。

また、人材育成では部下一人ひとりの能力や実績に基づいて
年間の業務スケジュールと照らし合わせ、業務の分担やスキルアップの
方策を具体的に考えると良いと思います。

何れにしても、この断面では細かな業務の計画よりも
大きく業務を捉える事が重要であると思います。

つまり、今年一年間何をすべきか大局的に掴むことが重要だと言う事です。

あとは、３ヶ月単位や一月単位、あるいは週間単位で計画をより具体化して
業務を進めていけば良いと思います。

さぁ、あなたも一年間の業務計画を立ててみましょう！

あっ、今日お休みだった方は、月曜日出勤したときに時間を割いて考えれば
良いと思います。

一年のうちの僅か２時間や３時間費やしても、
それで今年一年になすべき事、業務の方向性が掴めれば、
決して無駄にはなりませんよ（^^)

”一年の計は仕事始めにあり”何事も計画が重要です。

 

■今回の教訓

計画を立てることは、スケジュールに落とし込む事が目的ではない
”何をすべきか”じっくり考え、業務の方向性を掴む事が目的である！

■編集後記

実は、私は結構アナログ派なんです。。。

携帯端末やＰＣでもスケジュール管理が出来るのですが、
未だにシステム手帳を使って、思いっきり手書きです。

何と言うのか、
自在に書き込める、書きなぐれるのが良いんですよねぇ。。。
そして、どんなシチュエーションでも確認できるのが良いですね。

これからも、多分このスタイルは続くと思います。。。

決してデジタルオンチではないですからね（笑）

では、また来週まで。

-----------------------------------------------------------------------
【負けるな新米係長！～新米係長奮闘記～】
■発行者　　ＭＡＫＯ
■発行周期　毎週金曜日
■ご意見・ご感想は、[e-mail]　までお願いします。
　　尚、送信の際には＠を@に変更して下さい。
■配信の登録・変更，解除： http://www.mag2.com/m/0000254612.html
■発行システム　『まぐまぐ！』 http://www.mag2.com/
-----------------------------------------------------------------------
(裏）最近、仕事始めに晴れ着姿の女性を見ることが少なくなりましたよね。
 　　結構楽しみだったのですが。。。