【新米係長奮闘記 # 9】”時間は限られた資源”の巻

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【負けるな新米係長！～新米係長奮闘記～　# 9 】　2008.2.22
　　　　　”時間は限られた資源”の巻
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こんにちは”新米係長”のＭＡＫＯです。

ここ数日の寒さと雪は凄かったですね。
でも一昨日あたりからお天気も回復して陽射しも暖かくなってきました。
暖かくなってくると何だか嬉しく思うのは私だけでしょうか（笑）

さて、先日、千葉県の館山市沖で発生した
自衛隊のイージス艦とはえ縄漁船との衝突事故は防げなかったのでしょうか。

未だ、行方不明になっているお二人の無事を祈るばかりです。

このような事故が起こると、情報連絡に時間がかかっていたり、
事故発生時の状況把握に時間がかかったりと時間に係わる問題が
クローズアップされることがよくありますよね。

今回の事故も、防衛大臣に情報が届くまで空白の４０分があるだとか、
隊員の事情聴取にも時間がかかっていることが報道で伝わってきています。

今回の事故は別としても、事故はそこに人間や機械が介在している以上
１００％無くすということは非常に難しい事だと思います。

それだけに事故が発生した時に、
直ちにどうすべきなのか、何をすべきなのか、それを考えないと
第２、第３の事故を防止できない事になるのではないでしょうか。

その為には、事故原因の究明を如何に早く行うか、
事故の原因究明に要する”時間”を短縮する事が同種事故の再発を防止する
早道だと思います。

今回の事故の原因は何だったのか現時点では分かっていないようですが、
今この時間にも多くの船舶が海上を航行しています。

一分一秒でも早い事故原因の解明をお願いしたいと思います。

時間が勝負です。

 

では、本論にいきましょう。

前回は、メールチェックの時間を決めることで
仕事に集中して効率的に進められると言うお話をしましたね。

これは、メールチェックを決まった時間にする事で
業務に費やす時間を効率的に使うと言う事にも繋がっています。

今回も時間を効率よく使うお話をしたいと思います。

 

題して「”時間は限られた資源”の巻」です。

 

■”時間は限られた資源”の巻

一日が４８時間あったら良いのにとか
あと２時間長かったら、とか思ったことないですか？

私は、いつも思っています。

一日４８時間あれば良いのになぁ～ってね。
そうすれば、日頃したいと思いながらも出来ていないことが
全部出来るのになんてね。

家族と楽しんだり、自分の趣味を楽しんだり
勉強したり、そしてお酒を飲みにいったりとか
毎日おもいっきり出来るのにね（笑）

 

でも、一日は２４時間なので現実的には無理なお話。
当たり前の事なんですけどね。

ではどうするか。

例えば、会社で仕事をしている時間を８時間としましょう。
この８時間を１２５％に使えば１０時間分の仕事が出来ることになります。

時間を１２５％使うということを常に意識していれば
自ずと８時間の時間を１０時間分使えることになります。

その逆に、いろんな要因で７５％しか使う事ができなければ
同じだけのボリュームの仕事をするためには、２時間の残業となります。

と言うことは、２時間の手当ては入っても会社にとっては損失ですし、
それよりも自分の時間が２時間も削られる事になりますよね。

そんなことにならない為にも、時間を効率よく使う訓練を日頃から
したいものですね。

ねっ簡単でしょ。

えぇ～って、ブーイングの嵐が聞こえてきそうですね。

 

では、少し詳しくお話しますね。

時間を効率よく使うようになるためには
常に「自分の仕事のやり方はコレで良いのか」と自問自答することです。

自分がやっている仕事の一つ一つを良く考えることです。
”この仕事は本当に自分がやるべきなのかどうなのか”ということ考える。

ここで間違って欲しくないのは、やりたくない仕事だとか、
面倒な仕事だからとかいう理由で判断はして欲しくは無いという事。
なぜならば、仕事の品質は決して落としてはいけませんからね。

あくまでも、どうすれば仕事の質を落とさずに
仕事を効率的に進めることができるかと言う観点で考えて欲しい。

自分がその仕事をするよりも、
相手に渡す事でもっと効率化が図れるのではないか、
あるいは自分がするよりもその仕事を誰かにしてもらう事により
その人の為、つまりその人の能力の向上に繋がるとか。

自分を係に置き換えて考えても良いと思います。
特に係長だと係単位での仕事を考えることで
係全体の仕事の効率化が図れると思います。

そのように日頃考えながら仕事をしていると必ず見えてくるものがあります。

結果や目的の達成に繋がらないのに恒常的に実施している業務とか
自分が判断をする必要のない帳票がいつも回付されてくるとか。。。

いろんなモノが見えるようになると思うんですよね。

その業務を一つ一つ精査して、
何がベストなのかを考え仕事の仕組みを見直してみる。

別に大きな仕組みを変える必要なものばかりではなく、
身の回りの毎日当たり前のようにしている仕事を見直す。

例えば、係の朝礼やミーティングの司会進行。

いつも係長がしていたのを部下の輪番制にすることで
僅か数分の事かも知れませんが、ミーティングのテーマや意見に対して
じっくり考える事ができる余裕が生まれるかもしれません。

こんな小さな積み重ねが大事なのです。

如何に、自分の時間を作るか。

その鍵は、時間を１００％以上に使う事です。

あなたの退社後の生活を豊かにするためにも
実践されることをオススメします。

時間は限りある資源ですからね。
皆に平等に与えられているのもこの時間。
一日２４時間という時間が毎日平等に与えられています。

この時間を上手く使う事が、
必ずあなたを成功に導いてくれるでしょう。

今日はこのくらいにしておきます。
この続きはまた次回と言う事で。。。

 

■今回の教訓

時間を１００％以上に使えば
仕事だけではなくプライベートも充実してくる。

■編集後記

日本の男子テニス界に錦織圭選手という期待の星が現れましたね。
１８歳で男子ツアー初優勝とは恐れ入りました。

１９９２年の韓国オープンに勝った松岡修造さん以来、
１６年ぶりの快挙だそうです。

その松岡修造さん曰く、
錦織圭選手は将来、グランドスラムの大会でも優勝争いできるほどの
実力を持っているとか。

しかも彼の凄いところは、７割の力で余力を持ちながらゲームができる
ところにあるそうです。

余力を持っていると、
どのような場面に遭遇しても対処できるということですね。

羨ましい。
私も常に７割の力で仕事をしてみたいです。。。

 

ではまた、来週まで。。。

追伸
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(裏）今日通販で買ったデジタル一眼レフのカメラが届きました。
　　 週末、写真でも撮りに行こうと思っています。

【新米係長奮闘記 # 8】”メールの嵐に負けないコツ”の巻

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【負けるな新米係長！～新米係長奮闘記～　# 8 】　2008.2.15
　　　　　”メールの嵐に負けないコツ”の巻
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こんにちは”新米係長”のＭＡＫＯです。

毎日寒い日が続いています。
何だか今年の冬は、例年に比べ寒いような感じがしますね。

ちょっと、気象庁のＨＰでデータを見てみると
例えば東京では、
２月の平年値で最高気温が１０．０℃、最低気温が２．４℃なんですが、
今年の２月の気温と比べてみると、この平年値を上回った日が
最高気温で僅か２日、最低気温でも同じように２日と
ほとんどの日がこの平年値を下回っています。

このデータを見ても今年の冬が寒いというのが分かりますよね。

興味のある方はこちらからご確認を
　　　気象庁ＨＰ⇒　http://www.jma.go.jp/jma/index.html
過去のデータは、アメダスのページの”過去の気象データの検索 ”から
見ることができます。

立春も過ぎて暦の上では既に春なのですが、
まだまだ今年の春は遠そうですね。

 

さて、本論に入りましょう。

前号まで人材の育成と言う観点で、私が実践していることをお話して来ました。

今回は人材の育成から少し離れて、私が日々実践していることをお話しようと
思います。

 

題して「”メールの嵐に負けないコツ”の巻」です。

 

■”メールの嵐に負けないコツ”の巻

私が係長になって最初に戸惑ったのは、
毎日、嵐のように送られてくる多種多様な多くのメールでした。

社内のいろんな部署から届く、業務の依頼や確認のメール。
庶務や厚生部門から届く福利厚生関連の周知メール。
ほんとにいろんなメールが届いてきますよね。

時には、数十件にもなるメール。
休暇を取ろうもんなら、休暇の翌日には１００件を超すメールが
届いていることも珍しくはありません。

今はＩＴ社会となっているので、ある意味仕方がないのですがね。

でもこのメールの処理で一日が終わってしまうなんてことがあったら
何をしに会社に行っているのか分からなくなっちゃいますよね。

それこそ本末転倒ということでしょうかねぇ。

私は係長となって最初に、このメールの処理を何とか効率的に
できないものなのか考えました。

そして行き着いた結論が、
時間を決めてメールの確認をすると言うことです。

メールを確認する時間を決める事で
仕事に集中する、そして仕事の効率を上げようとした訳です。

設定した時間は、
朝の始業前、お昼前、１５時、退社前の一日４回。
このタイミングを基本としてメールを確認しています。
これは、今も必ず実践している事の一つです。

これをする事で、
時間を有効に使えるようになったのは間違いないです。

メールを確認する事を常に意識してしまうと
なかなか、本来業務に集中できないことになりかねないです。

メールがメールボックスに届く度に、
メールを開き内容を確認するなんてことしていると
いつも業務が中断してしまいますよね。

そこで、時間を決めてメールを確認するようにすれば
仕事に集中できることにもなり、効率的に業務を処理できることにも
つながります。

これは是非実践される事をオススメします。

できれば、朝の始業前にも
メールの処理をすることをオススメしたいのですが、
こればかりは、昨今サービス労働の問題もあって難しいかもしれませんね。
あなたの勤務する会社のルールに従っていただければと思います。

ただ、この始業前のメールチェックには利点があります。
誰にも邪魔されることなく、メールチェックに集中できると言う事です。

誰にも邪魔されることなく、一つの事に集中できる

これは役付になるとなかなか難しいかもしれませんね。
役付は、自分の時間であって自分の時間でない事が結構多いので、
自分の仕事に集中できる時間を設けるのは意外と難しいものなんです。

それを解消してくれるのも、この朝の始業前の時間です。

始業前の１時間は、メールチェックだけではなく、一日の業務計画や
業務の指示などを考えるのに最高の時間帯です。

私は、この方法を係長になる以前から実践していました。

その日すべき事を朝一番に整理することは、
一日を有効に使うために非常に重要な事だと思っています。

これは、仕事だけではなく休日の過ごし方など家庭生活でも
応用できるのでいいと思いますよ。

私の場合、前日の退社時に翌日の業務の計画を確認しているのですが、
当日の朝は、その前日に計画をした内容を基にして、
退社以降に届いたメールの確認と今日一日の業務予定のチェックと修正、
それと新たに届いたメールの仕分（業務指示）をしています。

これをすることで、部下に対しての一日の業務指示や修正も的確に
行える事になり、係全体の業務の進み具合も非常にスムーズになりました。

是非、実践されることをオススメします。

 

今日はこのくらいにしておきます。
この続きはまた次回と言う事で。。。

 

■今回の教訓

届いたメールに都度反応していたら仕事は進みません。
時間を決めて、集中的にメールチェックをしましょう。

■編集後記

昨日は、バレンタイン・デーでしたね。
私は、今年も妻からチョコレートを頂きました。

結婚して十数年、毎年このようにチョコレートを貰うと
嬉しいものですね。

数年前、妻と一緒にアンカレッジの友人宅を訪問した時、
偶然、バレンタイン・デーの日だったのですが、
大きな薔薇の花束を持った男性を何人も見ました。

友人に尋ねると、アメリカでは男性から女性に日頃の感謝や
プロポーズをするのがバレンタイン・デーだと言う答えが
返ってきました。

なるほどと思い、
それ以来、私から妻にもささやかなプレゼントを
贈るようにしています。

やはり日頃、仕事をできるのも家庭を守ってくれている
妻の存在があるからこそできるのですからね。。。

 

ではまた、来週まで。。。

追伸
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(裏）最近、家の中に通販で買った健康器具が沢山あることに気付きました。
 　　そろそろ、健康の為に身体を動かそうと思っています。